Excel’den Toplu Sertifika ve Katılım Belgesi Oluşturma

Excel’deki katılımcı listenizden her kişi için ayrı bir PDF sertifika üretmek için: Excel dosyanızı ve hazır PDF sertifika tasarımınızı yükleyin, kolon adlarını tasarımın üzerine sürükleyin, dosyaları hangi kolonun adlandıracağını seçin ve hepsini tek bir ZIP olarak indirin. Kurulum gerekmez, veriler bilgisayarınızdan çıkmaz.

Bu ihtiyaç genelde şöyle doğar: bir eğitim, kurs veya etkinlik bitti. Elinizde katılımcıların adlarını içeren bir Excel dosyası ve tasarımcıdan gelen tek bir PDF sertifika şablonu var. Şimdi her katılımcı için o şablonun bir kopyasını, doğru isimle üretmeniz gerekiyor.

Çoğu kişi bu noktada iki yoldan birine sapıyor: sertifikayı tek tek açıp ismi elle değiştirmek, ya da tasarımı Word’de sıfırdan yeniden kurup adres mektup birleştirme kullanmak. İlki 200 kişide bir günü yiyor. İkincisi tasarımı bozuyor.

Word neden yetmiyor

Word’ün adres mektup birleştirme özelliği yalnızca kendi belgesinin içine yazabilir. Hazır bir PDF tasarımının üzerine yazamaz. Yani tasarımcının hazırladığı sertifikayı kullanacaksanız, önce onu Word’de yeniden çizmeniz gerekir — yazı tipleri, arka plan, süslemeler dahil.

LibreOffice’in adres mektup birleştirmesi de aynı sınırı taşır: ücretsiz ve çevrimdışıdır, hatta dosya adını bir veri alanından üretebilir — ama o da hazır PDF tasarımının üzerine değil, kendi Writer belgesinin içine yazar.

İkinci sorun daha can sıkıcı: Word birleştirme sonucunu tek bir dosya olarak üretir. 200 sertifika, 200 sayfalık tek bir belge olur. Kişi başına ayrı PDF istiyorsanız — ki katılımcıya göndermek için istiyorsunuz — o dosyayı tekrar bölmeniz gerekir.

Adım adım

1. İki dosyayı yükleyin. Katılımcı listenizi içeren Excel dosyası ve PDF sertifika şablonu. Excel’de birden fazla sayfa varsa hangisini kullanacağınızı seçersiniz.
2. Kolonları yerleştirin. Excel başlıklarınız sol panelde çıkar. “Ad Soyad” başlığını sertifikanın üzerinde ismin görünmesi gereken yere sürükleyin. Yazı boyutunu ve rengini tasarıma uyacak şekilde ayarlayın. Kurs adı, tarih, eğitmen gibi başka kolonlarınız varsa onları da aynı şekilde yerleştirin.
3. Dosya adını seçin. Üretim adımında dosyaları hangi kolonun adlandıracağını seçersiniz. “Ad Soyad” seçerseniz çıktı Ayşe Demir.pdf olur — katılımcıya göndermek için tam olarak istediğiniz şey. Aynı isim iki kez geçerse ikincisi Ayşe Demir (2).pdf olur, hiçbir dosya sessizce üzerine yazılmaz.
4. İndirin. Tüm sertifikalar tek bir ZIP dosyası olarak iner.

Excel dosyanızı hazırlarken

Toplu belge üretiminde sorunların çoğu araçtan değil, tablonun yapısından çıkar. Dört noktaya dikkat ederseniz sonradan uğraşmazsınız:

• İlk satır başlık olsun. Ad Soyad, Kurs Adı, Tarih gibi. Başlık satırının üstünde “Katılımcı Listesi” gibi bir başlık kutusu bırakmayın; ilk satır doğrudan kolon adları olmalı.
• Başlıksız kolon bırakmayın. Tablonun ortasında ayraç olarak kullanılan boş bir kolon, birçok araçta sonraki tüm verilerin bir sağa kaymasına ve yanlış alana yazılmasına yol açar. En sinsi hata budur, çünkü çıktı düzgün görünür ama isimler yanlıştır.
• Birleştirilmiş hücre kullanmayın. Görsel olarak düzenli görünür ama tablo okunduğunda boşluk üretir.
• Sıfırla başlayan numaralara dikkat edin. Sertifika numarası gibi alanlar Excel’de sayı olarak saklanırsa baştaki sıfırlar kaybolur. Bu kolonu metin biçiminde tutun.

Her satır bir belge demektir. Boş satırlar atlanır, dolayısıyla listenin sonundaki artık satırlar için endişelenmenize gerek yok.

Davetiye, isim etiketi ve diğer kullanımlar

Aynı akış sertifikaya özel değil. Kişiye özel davetiye, etkinlik yaka kartı, kurs kayıt formu, teşekkür belgesi — üzerine değişken bilgi yazılacak hazır bir PDF tasarımınız ve bir Excel listeniz varsa çalışır. Şablon çok sayfalıysa alanları istediğiniz sayfaya yerleştirebilirsiniz.

Katılımcı verileri neden bilgisayarınızda kalıyor (%100 istemci taraflı, hiç yüklenmiyor)

Katılımcı listeleri genelde masum değildir: ad soyad, T.C. kimlik numarası, kurum, bazen telefon ve e-posta. Bunu bir belge servisine yüklediğinizde, KVKK açısından bir veri işleyen ilişkisi ve — sunucu yurt dışındaysa — bir yurt dışına aktarım sorusu doğar. Yılda birkaç kez yaptığınız bir iş için bu ciddi bir bürokrasi.

İşlem tarayıcınızda olduğunda bunların hiçbiri başlamaz. Dosyalarınız sayfa tarafından okunur, kendi makinenizde işlenir ve yine kendi diskinize kaydedilir. Bu bir söz değil, doğrulanabilir bir kısıt: sayfa, ağ bağlantılarını kendi alan adıyla sınırlayan bir Content-Security-Policy başlığı gönderiyor. Geliştirici araçlarını açın, bir üretim yapın, Ağ sekmesinin boş kaldığını görün.

Neyi yapmıyor

Dürüst olmak gerekirse birkaç sınır var. Sertifikaları üretir ama e-posta ile göndermez — göndermek için kendi e-posta aracınızı kullanmanız gerekir. Sertifika doğrulama için QR kod veya doğrulama sayfası üretmez; bunlar kalıcı bir sunucu gerektirir, bu araçta sunucu yok. Çok büyük işlerde tarayıcı belleği sınırlayıcıdır — birkaç yüz satır rahat, birkaç bin satır değil. Arayüz şu an İngilizce, ancak dosyalarınızın içeriği her dilde olabilir.

Sık sorulanlar

Excel’den toplu sertifika nasıl oluşturulur?

Bir Excel listesi ve bir PDF sertifika tasarımı yükleyin, kolon adlarını tasarımın üzerine sürükleyip bırakın, ardından her satır için ayrı bir PDF üretin. Tüm belgeler tek bir ZIP dosyası olarak iner.

Word’ün adres mektup birleştirme özelliği yeterli değil mi?

Word yalnızca kendi belgesinin içine yazabilir. Elinizde hazır bir PDF sertifika tasarımı varsa, Word onun üzerine yazamaz; önce tasarımı Word’de yeniden kurmanız gerekir. Ayrıca Word tüm sertifikaları tek bir dosya olarak üretir, kişi başına ayrı PDF vermez.

Sertifika tasarımımda form alanı yok, yine de çalışır mı?

Evet. Alanları görsel olarak yerleştiriyorsunuz, mevcut form alanlarını doldurmuyorsunuz. Bu yüzden Canva’dan indirdiğiniz veya taranmış bir tasarım da aynı şekilde çalışır.

Katılımcı verilerim bir yere yükleniyor mu?

Hayır. Tüm işlem tarayıcınızda gerçekleşiyor. Sayfa, ağ bağlantılarını kendi alan adıyla sınırlayan bir Content-Security-Policy başlığı gönderiyor; yani uygulama isteseydi bile dosyalarınızı dışarı gönderemez. Tarayıcı geliştirici araçlarından Ağ sekmesini açıp doğrulayabilirsiniz.